Publicado em 01 de julho de 2019

Como costumo comprar "tecnologia"

Um dia desses, recebi um convite de uma colega, CEO de uma consultoria, para participar de uma pesquisa, pois ela estava trabalhando num projeto para restruturar o posicionamento de mercado do seu cliente. Ela gostaria de saber que elementos são usados por um CIO para fazer a escolha de um parceiro de negócio.

Durante a entrevista, ela me fez uma pergunta que me estimulou bastante a fazer esse texto. Acho até que vou fazer uma série de artigos explorando algumas experiências minhas para compartilhar. Bom, a pergunta era a seguinte:

Como você fica sabendo das novidades e inovações do mercado para aplicar na empresa onde você trabalha?

E a resposta foi a seguinte:

Para eu manter-me atualizado das novidades do mercado, costumo utilizar 5 meios. São eles: Visitas comerciais de fornecedores, eventos e feiras de negócios (não necessariamente na área da minha atuação naquele momento), leitura diária (sites, revistas, jornais, etc...), shadow IT e por último, e é essa que quero falar nesse artigo, quando vem uma nova demanda da área de negócio que me faz ter que estudar o assunto.

Quando uma solicitação dessa vem da área de negócio, onde um requisito técnico é determinante para escolher a melhor solução, eu utilizo bastante o recurso de requisição de informação ao mercado, conhecido como RFI (request for information), por entender que essa ferramenta possui o melhor formato para compreender o mercado, avaliar funcionalidades que eu tinha alguma dúvida ou nem sabia que existia e ainda conhecer novos fornecedores. Vale tanto para software, quanto para hardware e em alguns casos serviços também. #dica uma RFI deve ser usada para conhecer o que existe no mercado e não para comprar nada.

Para realizar um processo de RFI costumo seguir os seguintes passos:

Passo 1: Elaboração do documento de definição de escopo macro, onde vou informar os parceiros de negócio sobre o que estou falando. Costumo utilizar os seguintes tópicos no documento:

• Quem somos. Dados da empresa, sua trajetória, uma resumo de suas perspectivas futuras, etc...

• Uma introdução sobre o objetivo da RFI, de que tipo de solução estamos buscando e informações que possam situar o fornecedor para iniciar o alinhamento. Exemplo: "O objetivo dessa RFI é obter sugestões e informações como adequação ao ambiente e soluções existentes, características funcionais, prazos de implementação, entre outros, que subsidiem o aperfeiçoamento das especificações técnicas de uma RFP (Request for Purpose) para aquisição de dispositivos de armazenamento de dados para utilização em ambiente de SAN (Storage Area Network)."

• Um capítulo sobre a NECESSIDADE é fundamental para dar mais informações aos fornecedores. Nesse ponto, costumo descrever mais detalhes daquilo que estamos buscando como informações técnicas, funcionalidades desejadas, informações sobre a implantação, o que NÃO está contido no escopo, garantias, suporte, serviços, estimativas de crescimento, etc. Tudo aquilo que você quer ver na apresentação pelo fornecedor. Quanto mais informações você der, melhor será o entendimento para o fornecedor. #dica: uma forma de você medir se sua RFI foi bem feita é aferir a quantidade de dúvidas que podem surgir durante o período de perguntas. Aqui vale a máxima: menos é mais!

• Você também pode abrir um capítulo para fornecer informações técnicas suas, como por exemplo: um assessment ao ambiente. Nesse caso, vale somente se você tiver que produzir dados para ajudar o fornecedor a estimar a solução. Por exemplo: se você estiver buscando uma solução de rede WIFI, informações sobre o seu ambiente ajudarão o fornecedor a entender o tráfego e a estimar qual linha de produto ele poderá oferecer.

• Você deve detalhar também como espera receber os materiais produzidos pelos fornecedores como: apresentação da empresa, cases já realizados, informações técnicas e funcionais, estimativas de custos. Valores são bem vindos nesse ponto também, para já ir se familiarizando com os números que serão usados para montar o seu orçamento.

• Informar também o meio de comunicação é importante. Costumo utilizar um e-mail impessoal como meio de comunicação oficial. Faço isso para manter toda a troca de informação registrada e como base histórica. #dica: sempre informo que a pergunta feita por um fornecedor será respondida para todos os outros fornecedores concorrentes, assim garanto que a disseminação da informação chegará a todos os envolvidos. Além disso, garanto a equidade na formatação das propostas, pois todos os fornecedores terão as mesmas condições de disputa.

• Um cronograma deve ser informado, contemplando todas as fases e datas para alinhar as expectativas entre você e os participantes.

• E por fim, costumo dar informações gerais e um capítulo para os anexos, caso existam.

Passo 2: Seleção dos fornecedores candidatos. Aqui vale a busca por cartões de visitas recebidos, sites, Google, experiências anteriores e indicações. Aqui a quantidade é importante, pois você quer saber o que existe disponível no mercado para a sua necessidade. Em casos de hardware, onde existe a mecânica de registro de oportunidade (RO) por alguns fornecedores, chamar mais de um fornecedor daquela marca vale também.

Passo 3: Fazer contato com todos os fornecedores para distribuir a sua RFI. #dica: ligo para todos e já dou uma prévia do assunto e já pergunto se há o interesse.

Passo 4: Enviar a RFI para aqueles que aceitaram participar do processo. #dica: faça o fornecedor assinar um termo de confidencialidade, pois além dele dar um aceite no processo, você se resguarda juridicamente em caso de informação importante da sua empresa. É uma formalização simples, mas que já traz o fornecedor para a mesa.

Passo 5: Nesse último passo é receber os fornecedores, ver apresentações e extrair o máximo de informações disponíveis para o entendimento de qual a melhor solução para a sua necessidade. Aqui basicamente é seguir o cronograma com as atividades indicadas.

Dá muito trabalho fazer isso tudo, mas costumo dizer que é melhor trabalhar duro no início para descansar no final.

O resultado desse processo todo é capturar o máximo de informações do mercado para definir os requisitos técnicos da solução. Já tive experiências interessantíssimas com esse processo onde fui buscar uma solução e acabei descobrindo alternativas que, além de me atender, traziam inovação, novas formas de trabalho e oportunidades de negócio. Teve uma vez que eu estava buscando uma solução de e-mail apenas, e no final do processo acabei encontrando uma solução de colaboração que também tinha e-mail embutida e que poderia ampliar muito a linha de comunicação da organização.

Por fim, após definido qual a melhor solução, fazer o passo 6, que é: montar um novo processo, agora de COMPRA para adquirir a solução desejada, já com todos os requisitos (funcionais, não funcionais e técnicos) bem determinados no processo de RFI anteriormente. Convocar os fornecedores que participaram da etapa anterior é decisivo para criar um ótimo relacionamento com os fornecedores.

O segredo desse processo, de entendimento do que existe no mercado, é sempre manter a transparência e o alinhamento de expectativas entre os stakeholders (cliente e fornecedor). Sempre trate o seu fornecedor como o seu parceiro de negócios!!! Veja o meu texto sobre esse assunto.